La fattura scritta in Word o Pdf, e consegnata direttamente al cliente, dalla mezzanotte di ieri esce di scena. Al suo posto, un documento digitale che bisognerà inoltrare a un “postino pubblico” (l’Agenzia delle Entrate) in tempi certi. Una guida aggiornata per cavarsela.

ROMA – Alla mezzanotte del 31 dicembre, l’Italia è entrata nell’era fiscale della fatturazione intelligente. Dalla mezzanotte le aziende, i professionisti, gli artigiani – titolari di partita Iva, residenti in Italia – possono emettere solo fatture elettroniche mentre i destinatari (consumatori inclusi) dovranno attrezzarsi per riceverle in questo formato digitale. La fattura elettronica – sottoposta a continui aggiustamenti in Parlamento, nelle circolari dell’Agenzia delle Entrate e nei decreti governativi, l’ultimo il 28 dicembre – avrà un impatto su milioni di persone comuni; su 2,8 milioni tra microimprese e Pmi; su 4500 grandi aziende. Tutte chiamate a rispettare un pacchetto non banale di norme.

ADDIO WORD E PDF. Fino ad oggi, chi emetteva fattura era libero di fare come credeva. Per preparare la fattura usava programmi di uso comune come Excel, Word, Pdf. Quindi spediva questa fattura “fai da te” con raccomandata, via e-mail ordinaria o anche certificata, qualche volta la consegnava a mano. Ora, dal primo gennaio, tutti questi programmi informatici e queste modalità di invio escono di scena.
FORMATO XML. Le fatture elettroniche dovranno avere uno speciale formato – l’Xml – che permetterà all’Agenzia delle Entrate di verificarne l’autenticità e la correttezza formale. Correttezza che non è legata alla firma digitale (obbligatoria solo nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione, non necessaria invece nelle fatturazioni tra privati). In ogni caso, nell’era dei big data i controlli saranno massivi e investiranno 3 miliardi di fatture nel 2019. 

L’Italia è il primo Paese con la fatturazione elettronica nella Pa e per le imprese (Politecnico Milano) 

STRUMENTI GRATUITI. La fattura, ovviamente, sarà emessa in occasione della vendita di un bene o della prestazione di un servizio (tipo l’idraulico che ci ripara il rubinetto). Ora – per creare la fattura nell’unico formato legittimo (l’Xml) – l’azienda, il professionista, l’artigiano potrà utilizzare uno dei tre strumenti gratuiti che l’Agenzia delle Entrate ha predisposto nella sezione “Fatture e corrispettivi” del suo sito. Gli strumenti consistono in una procedura via web, oppure in una app gratuita (“FatturAE”, disponibile per Android e iOs), infine in un software che si installa nel computer prima dell’uso.
STRUMENTI A PAGAMENTO. Decine di società informatiche, da mesi, offrono software a pagamento (e servizi di intermediazione). Uno dei più vantaggiosi e affidabili costa 25 euro più Iva, all’anno. Questi software hanno due vantaggi. Intanto sono più ricchi e flessibili di quelli, spartani, che offre l’Agenzia delle Entrate. Via via che si fattura, ad esempio, ogni cliente finisce in un archivio, da cui il nominativo (con tutti i dati) potrà essere facilmente richiamato alla fattura successiva. La sezione “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, poi, richiede una password e un pin di accesso. Si entra, altrimenti, con le credenziali Spid o con la chiavetta di autenticazione Cns. Procedure per i più pazienti.

INTERMEDIARI. Se non volete emettere e spedire le fatture in prima persona, potete sempre delegare un intermediario, come appunto una società informatica; oppure come il commercialista, il Caf e tutte le altre figure autorizzate  dal Dpr 322 del 1998. Questi intermediari saranno in grado di operare se dotati di una delega piena per l’emissione e la “conservazione” delle fatture elettroniche. Per questo motivo, è necessario compilare il modello di delega che l’Agenzia delle Entrate ha approvato il 5 novembre 2018. La delega ha efficacia per 2 anni; è possibile delegare fino a 4 soggetti.

POSTINO PUBBLICO. La fattura in Xml non potrà essere spedita direttamente al destinatario (cliente o impresa che sia). L’azienda, il professionista, l’artigiano invierà la fattura al Sistema d’Intermediazione (Sdi). Sarà questo Sistema, che fa capo all’Agenzia delle Entrate, a recapitare poi la fattura al destinatario, lavorando come un postino pubblico. 

CODICE. Chi emette fattura dovrà disporre del codice alfanumerico di 7 cifre che identifica il canale di trasmissione scelto dal destinatario per ricevere la fattura. Se il destinatario vuole ricevere la fattura via posta elettronica Pec, in realtà il mittente indicherà come codice destinatario 0000000. Il codice alfanumerico di 7 cifre servirà quindi solo per recapitare la fattura nell’area personale e riservata che il destinatario avrà aperto nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

PRIMO INVIO. Come detto, l’invio della fattura allo Sdi può avvenire attraverso i programmi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate o attraverso i software a pagamento. Terza strada: l’azienda, il professionista o l’artigiano potranno usare la loro Pec (per il primo invio allo Sdi, l’indirizzo è sdi01@pec.fatturapa.it).

SCARTI. Imprese, professionisti, artigiani che hanno già emesso fatture elettroniche hanno sperimentato l’imprevisto. Il sistema Sdi può “scartare” la fattura (entro 5 giorni dall’invio) se la considera irregolare. La fattura corretta potrà essere rispedita entro altri 5 giorni. Il “rifiuto” della fattura – ad opera del destinatario – non può essere comunicato attraverso lo Sdi. Si tratta di una comunicazione privata tra destinatario e mittente della fattura stessa. 

 

ESENTI. Sono esonerati dall’obbligo di fattura elettronica i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del “Regime di vantaggio” (decreto legge 98 del 2011), del “Regime forfettario” (legge 190 del 2014), i produttori agricoli (Dpr 633 del 1972), le operazioni di commercio al minuto (sempre ai sensi del Dpr 633 del 1972), le operazioni con soggetti esteri. E ancora. Sono fuori dal regime della fatturazione elettronica tutti i soggetti che inviano i dati al Sistema Ts (della Tessera Sanitaria), come medici, odontoiatri, oculisti, farmacisti, veterinari.

TEMPI. La fattura potrà essere emessa entro 10 giorni dalla consegna del bene o dalla prestazione del servizio, senza sanzioni. Le sanzioni saranno ridotte dell’80 per cento se la fattura sarà emessa entro 40 giorni. Questa tempistica di favore sarà in piedi fino a giugno 2019 (per i soggetti che versano l’Iva allo Stato ogni tre mesi) e fino a settembre 2019 per quelli che la versano mensilmente. Dal primo luglio, le fatture immediate potranno essere emesse entro 10 giorni dall’operazione. Tutte queste tempistiche non modificano i modi di liquidazione dell’Iva in favore dello Stato.

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